微软Office 365文件管理解决方案
协同编辑 移动分享 集中管理
概述
在“互联网+”的时代中，企业员工、移动设备和企业IT系统不断生成海量的数据。据统计，在企业产生的数据中，文档、电子邮件、图像、医疗记录、保修报告、机构表单等非结构化文件占据了80%的比重。数量庞大且形式多样的非结构化内容，对企业和组织的发展形成了新的挑战。传统企业的文档管理处于纯手工和半自动化，同时暴露了诸多问题：对文档的创建过程缺乏控制；文档存储混乱，后期维护成本高；多格式导致文档检索困难；文档的安全性达不到要求；许多企业多文档都分散在员工的移动设备、个人电脑上，相互之间进行文件分享时，通过邮件发送或拷贝，不够便利，文档版本管理也成为需要考虑的问题。
作为企业的管理者，在审批文档的同时，如何集中、安全的存放、保护重要文档？员工如何查找、分享需要的文档，如何确保文档是最新更新的？文档如何更合理的分类存放？如何安全、便捷的实现企业资源共享与协同，成为提高企业生产力的关键。在云计算时代，企业利用云技术获得安全的专属“网盘”服务，成为企业文件管理的新趋势。
微软Office 365文件管理解决方案，帮助创建新的文件管理门户，在无需企业自行采购和架设服务器的前提下，实现文件管理系统的高效部署，并对各类文件安全有序的统一管控。员工可以使用手机、平板、PC等多种设备，通过互联网随时随地的查询和跨部门分享企业文件，促使企业各部门的协作更加透明和高效，通过安全、便捷、高效的文件管理方式提升企业信息化水平。
行业文件管理解决方案需求
企业内部资源共享与协同工作是企业发展建设的基础，可以推进跨部门、跨领域的信息化协同，实现数据、文件在部门之间的传递，并实现文件信息的集中管理和安全管控。新一代的文件管理解决方案为企业各个部门提供了管控中心，方便高效地将文件、文档等资源进行安全管理，通过客户端及移动设备应用实现资源快速共享与归档。微软Office 365文件管理解决方案帮助用户无论何时何地，都能轻松的共享文件并实时协作，成为最值得企业用户信赖的文件管理解决方案。目前，针对文件管理的需求主要集中在以下几个方面 ：
1、文件协同编辑
文件协同编辑是企业不同部门之间普遍的沟通方式，并伴随业务量的增长而不断增长。大中型企业运转的项目可能影响到数十个部门和分支机构，如果各部门之间缺少协作，项目失败的可能性将大大增加。通过部署微软Office 365文件管理解决方案，企业员工通过简便直观的工具，即可进行跨机构的信息沟通和分享，优化协作程序，实现跨部门文档的实时共享、共同编辑，提升部门间协作效率。
2、移动设备快速分享文档
在移动时代，企业员工使用各种移动、平板设备处理各种业务信息，由于没有统一的企业门户，许多移动设备的业务内容很难实时进行分享和协作。通过使用微软Office 365文件管理解决方案构建的安全门户，可随时随地实时的分享企业业务信息并合理的归档。公司各个部门的同事也可以在任何地点，使用移动设备随时的查询和调用。因此，跨部门间的协作变的透明和高效，大幅度提升企业的沟通效率。
3、文件集中管理
微软Office 365文件管理解决方案为企业客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台。微软Office 365文件管理解决方案帮助企业用户可以对文档各个周期进行有效管控，包括创建、共享、分发、存储、归档、销毁等不同环节进行有效管理。解决方案提供了完整的办公文档生命周期管理，帮助客户提高文档制作效率，规范处理流程，增强文档和信息的安全性，降低管理和运营成本。
4、保护企业数据安全
在工作中，企业员工经常会产生或查阅一些重要的技术文档，信息的使用者经常通过电子邮件、磁盘复制或文件服务器来共享他们的文档。这其中，创建和处理机密信息、敏感数据的情况越来越多，需要企业对文件管理的需求也愈来愈多。微软Office365文件管理解决方案采用高度安全的文件存储策略，企业用户完全可以放心地存储关键数据和信息，微软实行的安全策略完全符合行业最高规范。
微软Office 365文件管理解决方案
在现行的网络环境中，企业期望构建安全的文件管理平台，在无需自行采购和架设服务器的前提下，实现文件管理系统的高效部署。通过熟悉的Office操作方式，让员工的使用习惯实现平滑的过渡。使用SharePoint Online协作平台，帮助企业用户改善员工的协同办公效率，通过加强内部沟通，实现更加精益化的企业管理。基于 Office 365的微软文件管理解决方案，通过丰富、安全、便捷的方式，为企业构建了一个功能丰富的文件管理系统。
微软Office 365文件管理解决方案的特点包括以下几个方面：
1、打造企业专属网盘服务
各种非结构化的文档跨部门调用，一直困扰着跨部门协作的员工，OneDrive for Business 为企业提供了可以在任何地方存储和访问影像文件的空间。现在，员工可以在多台设备上跨平台查看、存储文字、音频、视频等企业文件。OneDrive for Business提供卓越的便利性和安全性，即使不在公司内部，在访问权限内，员工在外也可以通过网络查找相应文件，Office 365强大的搜索功能让员工轻松快速找到所需要的文件。
2、构建安全的网络共享平台
企业内部的文档很多分散在员工个人电脑上，相互之间进行文件分享时，通过邮件发送或拷贝并不方便，文档版本管理也成为需要考虑的问题。Office 365的SharePoint Online服务为工作人员提供超大的网络存储空间，员工可以将文档上传到云端，分部门、级别存放，并可同步到本地。在联网状态下，当文档更新时可以自动同步。在脱机状态下，员工也能访问文档，修改后的内容在恢复网络连接时，即可自动同步。支持多人同步和协同编辑，是Office 365方案的独特优势。另外，Office 365的服务具有高度安全性，通过文档安全策略、信息权限管理等多种手段，为信息共享、文档管理和协作提供有力安全保障。
3、信息随时记录
在移动互联网时代，企业员工需要随时对工作内容进行文档处理。在外出公干时，需要随时做好现场笔记。使用微软Office365文件管理解决方案，员工不仅可以在任何移动设备上访问Office文档，还可通过OneNote随时随地记录笔记和现场反馈，并且实时与云端同步内容，无需担心信息的丢失。
4、文件内容的安全存储
如何安全管理重要的工作文档，一直是各大企业选用文件系统时关注的重点。OneDrive for Business为企业提供了可以在任何地方存储和访问重要文件的空间，实现在多台设备上跨平台存储工作文件，提供卓越的便利性和安全性。微软RMS（RightsManagement Services）能够为订购Exchange Online和SharePoint Online服务的企业，提供强大的信息权限管理能力，RMS是基于文件内容的信息权限管理方案，配合传统基于文件目录的方式，为企业打造一个完整的、灵活、安全的信息权限解决方案。
5、移动的文档扫描
通过微软Office 365文件管理解决方案，企业员工可将打印资料使用移动扫描软件快速录入整理成电子文档，会议中白板上的内容也可以快速录入。Office Lens可以剪裁及强化处理白板和文档的图片，识别其中的文字，还能将图像转为可编辑的Word、PowerPoint和PDF文件。Office Lens就像是袖珍型扫描仪，可以数字化白板或黑板上的笔记，随时都能找到重要的文档或名片，并随手涂写想法并拍照以供以后参考。
